为进一步加强立卷归档工作，确保我校档案的齐全完整,提高案卷质量，根据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等有关法律法规，结合我校实际情况，制定本细则。

一、收集

收集工作是立卷归档的第一步，即按照学校立卷归档类目将一个年度需要立卷归档的文件材料收集齐全完整。

（一）收集的要求：

1.依据归档范围中的类目名称，参照收、发文登记簿以及相关信息，认真检查应归档的各种文件材料是否收集齐全完整。

2.核对每份文件的正件与附件、印件与定稿、转发件与被转发件、请示与批复等成套材料，以及文件形成日期、印章、发文审稿单等是否完整、准确；

3.检查归档文件纸质有无破损、字迹是否耐久、声像载体图像是否清晰、电子文件能否被识别，发现问题，及时处理。

（二）收集的重点：本部门形成的文件材料，上、下级及其它机关针对本部门主管业务有密切联系的文件材料。

二、分类

即在文件收集齐全完整的基础上，将文件按其内容反映的问题、针对的时间以及作者、保管期限等特征逐项分开。

（一）分年度：将文件按形成或针对的年度分开。一般文件归入形成年；跨年度的请示与批复归入批复年，没有批复的归入请示年；跨年度的规划、计划归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件归入会议开幕年；跨年度的教学、科研、基建、设备、审计等成套性材料，归入结束年。

（二）分级别：将文件按发文机关或承办部门分开。上级普发性文件与针对本校的文件亦应分开，普发性文件按发文机关或问题归类，针对性文件（如批复、答复、通知等）与本校上报的相关文件放在一起立卷。

（三）分问题：将同一机构形成或承办的文件按其内容涉及的不同问题分开。“问题”可粗可细，视归档文件多少而定，但不能跨学校档案实体分类方案中的最下位类（二级类目）。

（四）分期限：将不同保管期限（永久、长期、短期）的文件分开，若成套性较强的文件不宜分开时，其保管期限一律从长。

（五）分密级：密级分绝密、机密、秘密，绝密文件应分开单独组卷。

三、组卷

（一）组卷原则

1.党群、行政、教学等以及其它各类档案中的综合管理性文件，以问题为主，兼顾作者、时间、文种等特征组卷。

2.设备、基建、科研等专业性成套文件材料分别按课题、项目、阶段等组卷。

（二）组卷要求

1.能以问题组卷的尽量以问题组卷，将同一问题的文件组合在一起，问题可大、可小，视文件的多少而定；

2.若一个问题的文件太少，可将内容相近的几个问题组成一卷。若一个问题的文件太多，也可以分开组成数卷。

3.同一问题的请示与批复、转发件与原件、正件与附件、印件与定稿、文件与电报、多种文字写成的同一文件等应分别放在一起，不得分开。

4.会议文件单独组卷，根据文件的多少，可一会数卷或数会一卷。

5.统计报表、名册、简报、学籍卡、出版物等一般以名称（文种）组卷。

6.组卷要力求问题准确、内容鲜明、联系密切，年代不混，保管期限适宜。并能保持同上年度中分类组卷方法一致。

四、卷内文件排列

（一）密不可分的文件，应依序排列在一起，一般批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，底稿在后；文字材料在前，图样在后；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后；案件材料结论、决定性材料在前，依据性材料在后。

（二）会议文件，按会议通知、代表名单、议程、开幕词、大会报告、领导讲话、会议发文、决议、选举结果、提案、总结、闭幕词、简报、记录等顺序排列。

（三）科研项目材料按申请准备、研究试验、总结鉴定、成果申报、推广应用等阶段排列。

（四）基建工程项目按依据性材料、基础性材料、设计材料、施工材料、竣工材料排列。

（五）其它文件材料，应尽量将同一问题的文件排列在一起，然后再按作者、时间、重要程度等进行排列。

五、拟写案卷标题

（一）案卷组好后，立卷人要根据卷内文件内容，初步为案卷拟出标题。案卷标题，是用简洁的文字对卷内一组公文的高度概念。应包括责任者、主要内容、文种三要素，要求内容概括确切，文字简洁通顺，既不能堆砌卷内每一份文件的标题，也不能过于抽象笼统，一般以不超过50字为宜。

（二）案卷题名的构成形式

1.责任者＋关于＋问题＋文种（最常用的一种）

一般按问题组卷的案卷标题多采用此形式。

例：教育部、陕西省教委关于招生工作的通知、意见

2.责任者＋时间＋问题＋文种

年度计划、总结、报表、会议记录等案卷标题多采用此形式。

例：西安财经学院行知学院 2004年工作计划、总结

3.学院名称＋届＋专业名称＋班级名称＋材料名称

学籍、学位档案案卷多采用此形式。

例：西安财经学院行知学院2008届会计学专业会计0401班学生学籍卡、成绩表

4.出版物名称＋针对时间＋期刊号

例：西安财经学院行知学院院报2008年第 1 至 6 期

5.项目名称＋阶段名称＋文种

例：西安财经学院行知学院1号学生公寓楼竣工验收通知、报告、会议记录

（三）案卷标题不是一个完整的句子，而是偏正词组，所以末尾一般不用句号，题名中若出现多个责任者或文种时，并列的成分中间可用顿号。

六、检查调整

案卷初步组成后，为防止错漏，避免返工，须经档案工作人员检查、调整、纠正。

（一）应归档的文件是否齐全。

（二）已归档的每份文件是否完整，正件、附件、底稿是否都有。

（三）有无重复、无保存价值的文件、一般文件的草稿、未经签发、未生效的文件以及不必归档的文件混入。

（四）年度是否分清，级别是否分准。

（五）分类是否正确、问题是否集中、准确。

（六）卷内文件排列是否有序。

（七）保存价值是否基本一致。

（八）已归档的文件是否符合文件制作要求，有无铅笔、圆珠笔、水彩笔、压感打印纸等现象。

（九）每卷的厚度是否适度（不超过200页）。

（十）案卷标题是否符合要求。

检查中若发现分类组卷有问题，要进行重新调整；发现文件收集不齐全，要继续收集；发现文件不符合制作要求，需重新制作。经检查调整之后，方可进行下一步工作。

七、编目装订

（一）编制页号

1.成卷装订的案卷，应在有文字一面非装订线一侧的下角，距边 20mm 处，用打号机打上页号；空白页面不编号。

2.一张纸上若贴有若干张小纸，每张小纸也算一张；一张大纸若折叠成几张，仍按一张计算。

3.号码要打端正，位置要一致，不能忽高忽低，忽左忽右。

4.页号尽量不漏不重，若实在不小心编错，不要乱涂，应在备考表上说明。

5.书籍、杂志等能利用原有页号的，可不再编号，按“件”对待。

6.声像材料应在装具上或材料的背面逐件编号。

（二）打印卷内文件目录

卷内文件目录由顺序号、文号、责任者、文件标题、日期、页号、备注组成。

1.顺序号：按照卷内文件排列的先后，一份文件编一个顺序号。

2.文号：填写文件制发机关的发文字号,《简报》等在此栏填写期号。

3.责任者：填写文件末尾的署名者（落款）。

注意：责任者有时与文件的作者是一致的, 有时不一致,当两者不一致时, 不要将文件的起草者（作者）当成责任者。

4.文件标题：一般照实抄录，不要随意更改和简化，但没有标题或标题不能反映文件内容的，要自拟或重新拟写。重拟和自拟的标题，要外加[ ]号。会议记录要填写每次会议的议题。

5.日期：填写文件的制发日期，没有日期的要考证清楚后填写。填写时可省略“年”、“月”、“日”，用 8 位阿拉伯数字表示，例“ 20040528 ”。

6.页号：填写每份文件的首页号，最后一份文件写起止页号。

7.备注：留待对卷内公文变化时作说明之用。

（三）填写卷内备考表

1.本卷情况说明：由立卷人填写卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况。案卷归档后发生或发现的问题由档案管理人员填写并签名标注时间。

2.立卷人：由组成本卷的责任者签名，一般由立卷部门兼职档案员签字负责。

3.检查人：由立卷部门领导签名，侧重对归档文件材料齐全、完整、真实、准确性进行检查和负责。

4.立卷时间：填写立卷整理完毕的具体日期。同一立卷部门同一归档批次的案卷可填写同一立卷时间。

（四）填写案卷封面

1.填写内容包括案卷标题、归档单位、卷内页数、起止日期、保管期限等项。

2.填写案卷封面需用毛笔或碳素墨水钢笔逐项书写，要求字迹工整、清晰、美观大方。

（五）装订案卷

1.案卷装订前要先去除卷内文件上的金属物。

2.文件没留装订线的要贴补加边，破损的要裱糊好，幅面较大的要折叠。

3.卷内文件目录放卷首，备考表置卷末，右、下取齐，用三孔一线法（孔距八公分）装订牢固。要求不倒置、不散页、不压字。

八、编制案卷移交目录

（一）先将案卷分为外来文件与本校文件 ( 上级针对本校的文件与本校有关的文件放在一起 ) 两部分，再按保管期限（永久－长期—短期）结合责任者、问题或时间顺序进行系统排列。若有补归以前年度的案卷，应按归档年度顺序依次排在最前面。

（二）案卷排列顺序固定后，填写（打印）案卷移交目录。

九、移交归档

（一）部门立卷整理工作完结，须经档案工作人员检查合格后方可进行交接。

（二）档案交接时，交接双方要依据案卷移交目录对照案卷封面，逐卷认真核对，发现问题应及时予以处理。

（三）交接双方清点无误后，接收人要在移交目录上签名。手续完备的移交目录一式两份，交接双方各执一份存查。

本制度解释权归学院办公室，自颁布之日起执行，原《西安财经学院行知学院文件材料立卷归档实施细则》（西财行知办〔2009〕8号）同时废止。