第一章  总则

第一条 为了加强我校档案管理工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在教学、科研、管理各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法律法规，结合我校实际情况，制定本办法。

第二条 学校档案是指学校从事招生、教学、科研、基本建设、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，由学校档案室集中统一管理。

第三条 学校档案工作是学校重要基础工作之一, 也是衡量学校管理水平的一个重要标志。各部门应强化档案管理意识，加强对档案工作的领导和管理,保障档案工作依法开展。

第四条 学校档案工作由校长领导，其主要职责是：

(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

(三)建立健全与办学规模相适应的档案管理机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

(四)研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第二章  机构设置与人员配备

第五条 学院办公室下设档案室，档案室既是学校档案工作的职能管理部门，又是保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

第六条 学校各部门领导负责本部门档案工作。各部门应指定专人为本部门兼职档案员,负责本部门文件材料的日常管理和立卷归档工作，接受档案室的业务指导和监督检查。

第七条 学校档案室的基本职责：

1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，规划学校档案工作；

2.拟订学校关于档案工作的规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况；

3.负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校各类档案及有关资料；

4.组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

5.开展学校专、兼职档案工作人员的业务培训；

6.开展档案的开发和利用工作；

7.负责编写档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源；

8.开展档案宣传工作和利用者教育活动；

9.开展档案学术研究和交流活动。

第八条 各部门兼职档案员的基本职责：

1.按照《本办法》的规定做好本部门文件材料的收集、整理、分类、保管、立卷归档、移交等工作，确保归档文件的齐全、完整、系统；

2.接受档案室的业务指导。积极参加学校档案工作会议和档案工作的各种活动，认真钻研档案业务知识和有关专业知识，掌握各类档案形成的规律，把好立卷归档的各个环节；

3.遵守党和国家的保密制度，严格执行《西安财经学院行知学院档案安全保密制度》，维护本部门档案的完整与安全。

第九条 档案工作人员要认真执行党和国家的方针政策，热爱档案工作，忠于职守，刻苦钻研，不断提高业务水平。

第十条 档案工作人员属档案专业技术人员，按规定实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十一条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按照有关规定予以补助。

第三章  档案管理

第十二条 学校建立档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作。

第十三条 学校纸质档案材料和电子档案材料应实行同步归档。归档范围包括：

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料。

（三）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究以及学生学籍信息等活动的文件材料。

（四）科学研究类：主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

（五）基本建设类：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

（六）仪器设备类: 主要包括设备管理、使用部门在设备管理工作中形成的文件材料和各种国产或国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（七）产品生产与科技开发类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（八）出版类：主要包括学校自行编辑出版的报纸、学报、其它学术刊物及出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（九）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十）财会类：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

（十一）声像载体类：主要包括反映学校重大活动和历史发展，具有保存价值的各种声像载体。

（十二）实物类：主要包括反映学校荣誉的国际、国内获得的奖状、奖章、奖杯、锦旗、证书及具有保存价值的赠品、礼品等实物。

（十三）人物类：主要包括学校副高级职称以上人员和名誉教授、兼职教授及对学校做出突出贡献的其他教职工在教学、科研、管理工作和社会活动中形成的学术论著、荣誉证件、生平事迹等各种载体的有关文件材料。

第十四条 学校实行档案材料形成部门预立卷和课题组立卷的归档制度。学校各部门形成的档案直接移交档案室，各课题组形成的档案交教学科研处审查，确认归档的由教学科研处直接移交学校档案室。档案室应加强归档业务指导工作。

各部门兼职档案员按照归档要求，组织本部门人员及时整理归档。归档人员应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理，编制页号或者件号，制作卷内目录、备考表、案卷封面，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向档案室移交。

第十五条 几个部门合作完成的工作或项目，主办部门将一套完整的文件材料立卷归档，协作单位保存与自己承担任务有关的档案。学校与其他单位分工协作完成的项目，档案室保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交档案室保存。

第十六条 学校委派从事教学、科研、管理等职务活动中形成的各种文字材料、声像资料及各类奖品，原件必须交学校档案室，个人可留存复制（复印）件。不移交的，学校财务部门不予报销相关费用。

第十七条 对于个人在非职务活动中形式的各种形式文件材料，档案室可通过征集、代管等多种形式进行管理，对个人向档案室捐赠档案的，学校予以奖励。

第十八条 归档的档案材料必须易于耐久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整、审查签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸。

第十九条 档案材料归档时间和手续

1.学校各党群、行政管理部门和教辅单位应当在次年6月底前归档。

2.各院系等教学单位应当在次学年寒假前归档。

3.科研类档案应当在项目完成验收后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成竣工验收后两个月内归档，仪器设备在开箱验收后将随机技术文件归档。

4.学校举行重大活动，如召开党代会、教职工代表会、校庆等，由牵头部门负责在活动结束后两个月内归档。

5.上级规定应接收的档案和捐赠、代管、征集的档案，随时接收归档。

6.接收档案必须履行手续，由立卷部门填写《西安财经学院行知学院档案移交目录》，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、起止日期、保管期限、移交时间等，交接双方必须签名。

第二十条 档案室要做好档案管理的基础工作，对接收的档案应及时进行整理、分类、编目、鉴定，保证档案信息资源的开发和利用。

第二十一条 档案室对保管期限已满、已失去保存价值的档案要按有关规定进行鉴定、处理，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十二条 严格执行《西安财经学院行知学院档案安全保密制度》和《西安财经学院行知学院档案库房管理制度》，确保档案的安全；不断研究和改进档案保护技术，对破损和字迹腿色的档案，要及时修复或复制。

第二十三条 档案室要定期对所保存的档案和资料的保管情况进行检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向有关领导报告，及时处理。档案室要有专人负责档案库房的技术管理工作，建立、健全有关规章制度。

第二十四条 档案馆应当认真执行档案统计年报表制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章  档案的利用

第二十五条 不断完善档案资料，提高档案信息化建设，逐步实现档案信息资源共享。

第二十六条 档案工作人员要熟悉馆藏，主动提供利用，当好领导和有关部门的参谋和助手。要发挥档案的信息功能，提高其社会效益和经济效益。

第二十七条 凡利用档案者，必须严格执行《西安财经学院行知学院档案查借阅制度》和《西安财经学院行知学院档案安全保密制度》。档案工作人员应热情、周到、细致、耐心地提供服务。

第二十八条 加强档案编研工作，根据学校和社会需要，有计划地对档案资料进行研究整理，为领导决策和教学、科研工作提供有价值的参考资料。

第二十九条 开展档案学术理论研究，积极参加本系统、本地区档案学术团体活动，努力提高学术水平。

第五章  条件保障

第三十条 学校预算要保证档案工作经费，为档案室配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，保障数字档案建设

与数字化校园建设同步进行，逐步实现档案数字化管理。

第三十一条 学校为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第六章  奖励与处罚

第三十二条 学校对在档案工作中做出下列贡献的部门或个人，给予表彰与奖励：

1.在档案的收集、整理和提供利用方面作出显著成绩的；

2.在档案的保护和现代化管理方面作出显著成绩的；

3.在档案学术研究方面作出重要贡献的；

4.向学校捐赠重要或珍贵档案的；

5.同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十三条 有下列行为之一的，学校应对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

1.玩忽职守，造成档案损坏、丢失的；

2.擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；

3.涂改、伪造档案的；

4.擅自出卖、赠送、交换档案的；

5.不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的；

6.其他违反档案法律法规的行为。

第三十四条 学校定期召开档案工作会议，对档案工作先进单位和个人（专兼职档案员）给予表彰和奖励。各部门档案工作作为学校年终考评依据之一。

第七章  附 则

第三十五条 本办法由学院办公室负责解释，自颁布之日起执行，原《西安财经学院行知学院档案管理办法》（西财行知办 〔2009〕7号）同时废止。