为了便于开发利用档案信息资源，更好地为学校各项工作服务，确保档案的完整、安全，根据上级有关保密规定及《西安财经学院行知学院档案管理办法》，特制定本制度。

第一条 查借阅档案，须办理查借阅手续。档案原则上不能外借，特殊情况需经主管院领导同意并办理审批手续。档案借出期限为七天，如期不能归还，可向学校档案室说明原因，并办理续借手续，续借时间不得超过五天。

第二条 学校内部各部门查借阅本部门档案，可直接到档案室办理查借阅手续。跨部门查借阅重要档案材料，需经原档案材料形成部门同意，方可办理查借阅手续。

第三条 查借阅上级和学校党组织、行政部门的密级档案时，须经有关部门负责人同意，报主管院领导批准后，方可查借阅档案。

第四条 校外单位查阅档案时，需持所在单位介绍信；个人查阅档案时，需持本人有效证件。如需要利用的档案属控制使用的，须经有关部门负责人或学校主管院领导批准。

第五条 确因工作需要摘录或复制档案,需经学院办公室负责人批准（重要档案须经主管院领导批准）。对摘录和复制的档案内容，档案管理人员应认真核对，严格把关，检查无误后，方可盖章，并注明原件档号及复印经办人，以示负责。

第六条 摘抄、复制非开放档案者，应办理审批手续并经主管院领导批准。利用的单位和个人未经有关部门和主管院领导同意，不得擅自公布档案内容。

第七条 查借阅档案者应对档案的保密、安全和完整负责，不得转借、涂改、圈划、增删、抽页、剪裁、拆卷等，如有违犯，按《中华人民共和国档案法》有关规定，视其情节轻重，依法处理。

第八条 根据有关规定，凡利用属收费范围内的档案实行收费制，收费标准按有关规定执行。

第九条 凡查借阅档案者，应填写《借阅利用档案登记簿》,以便搞好档案利用工作和管理工作。借阅档案归还时，档案管理人员应认真检查档案案卷是否完好、无损、无缺、无改后，方可注销借阅手续。利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记簿》。

第十条 如借出档案发现遗失或泄密，应立即向学院办公室和主管院领导报告，及时处理。并由借阅人承担责任。

第十一条 借阅档案者如调离学校或离退休时，应将所借档案全部归还，经档案室签字盖章后，人事处方可办理离校或离退休手续。

第十二条 凡向档案室移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案查（借）阅享有优先权，并可对档案中不宜公开的部分提出限制利用的意见，档案室维护其合法利益。

本制度解释权归学院办公室，自颁布之日起执行，原《西安财经学院行知学院档案查借阅制度》（西财行知办 〔2009〕3号）同时废止。